辦公室電子化 EIP vs. OA

其涵義為將企業內部所有資源放置到系統之中,使資源便於管理,將資源配置效率最大化;簡單來說,就是將可放上系統的資訊變成有用的、且能提升內部效率的資源配置系統。

要認識辦公室電子化,您需要先瞭解:
  1. EIP 企業入口網站:一登入即可以個人身分使用公司內部資源的系統。
  2. OA 辦公室自動化:在企業內使用機器、將流程電子化的過程即稱辦公室自動化。

其實EIP就是OA的其中一環,EIP的功能可參考功能介紹(LINK至功能介紹頁面,開新分頁);OA則是舉凡企業使用打卡機、電腦處理文書、分享網路上的芳鄰、即時通訊、乃至列印、傳真等,只要是用機械取代人力,皆可稱為辦公室自動化。以業界而言,EIP和OA其實並不會特別區分出來,指稱EIP時也可以泛指OA,因此在詢價階段,以『EIP系統』稱呼即可。有趣的是,其實『EIP』這個稱呼僅在台灣適用,國外乃至中國大陸皆稱此類系統為『OA』。EIP及OA的同義詞還有:企業入口網站、企業內部系統、企業內部協作平台、辦公室自動化、辦公室電子化、協同辦公軟件。


辦公室電子化 EIP vs. ERP

嚴格說起來,在談辦公室電子化時,ERP並不在討論範圍之內,原因很簡單,因為ERP這個系統太大了,甚至囊括『生產與作業系統』(工廠)、『配送銷貨系統』(通路)、『財務會計系統』(財管),使用操作複雜的程度讓販售ERP系統的廠商還得開課作教育訓練,學校亦開課讓科大學生考取相關證照,以便未來能夠更順利的導入系統;簡單來說,ERP這樣的系統對一般員工而言並不簡單,還需花費另外的教育成本!

我們來稍微比較一下EIP與ERP:
  1. ERP企業資源整合系統:涵蓋『EIP企業入口網站』、『CRM顧客管理系統』、『SCM供應鏈管理系統』、『EDI電子交換系統』、『POS銷售時點系統』等功能,適用於中小企業以上的企業,價格依專案不同,多為百萬起跳。
  2. EIP企業入口網站:將企業內部資源做整合,不牽扯供應鏈廠商、配送通路廠商、銷貨各門市作業,簡單的將企業內部可用資源做有效管理;並依循各企業所需的客製化功能增加實用又易操作的模組。

很多ERP的廠商也會將模組拆開販售,但只要牽扯到客製化或導入系統,其增加的成本不若直接向EIP系統廠商直接購買有利,而且ERP廠商的客群多為較有規模的企業,模組的設計也較符合人數眾多的公司,從中拆卸功能模組對一般20人以下的公司效益也相對不彰,甚至增加導入成本。

Photonic EIP的建議是,100人以下的中小企業導入EIP企業入口網站較為適宜,建置成本也較低廉,『顧客管理系統』、『進銷存系統』、『業務獎金及內部記帳』的基本功能在『企業入口網站』也都會附加而上,且功能便於操作,實用性較符合未有多家分店的企業。


辦公室電子化:適合導入EIP的企業

各行各業都能夠藉由導入EIP提升公司內部效率,進而降低成本、增加效益。不過每個產業性質不同,導入情況也必定會有所出入,像是零售業和製造業的系統重心一定有所區隔,無法一概而論;產生效益的時點也會因各家企業體系、文化有所變化。因此,最好將EIP的導入視為長期投資,讓投入的成本慢慢發酵,昇華為利潤。

話雖如此,基本的人事系統、考勤系統、行政系統,模式皆是有脈絡可循的,這也是EIP最大的優勢所在,因為EIP的功能(參考功能介紹→Link至功能介紹)是辦公室電子化的基礎,在各產業的歧異點僅需做出微調,就可以不斷複製成功模式,真正差異較大的部份則透過功能模組的選購做效益上的提升。下方列出EIP適用企業的特點:


有意願導入電子化的企業

EIP是辦公室電子化的基本系統,無論產業類別,皆需使用基礎的行政系統做基底,因此有意願提升效率的企業,可考慮先行導入EIP,讓管理人和員工先習慣電子化的操作,日後再以選購模組的做法漸進式導入,避免教育成本的浪費。Photonic EIP的介面也設計的易於一般員工上手,可以先建立員工的使用信心,使電子化接受意願提升,讓系統能夠真正產生最大效益,也避免企業內部反彈。

  1. 新創立的企業:新創企業可以事先導入,防微杜漸,自一開始就做好內部管理,避免內部資源的浪費,且能夠建立最完善的數據庫,未來在進一步的擴張營運時迅速配置資源,避免錯失任何一次讓公司營運成長的機會。
  2. 未導入過電子化的企業:EIP是企業系統的基礎,簡單的操作介面就有效的提升內部作業效率,又能夠提升企業電子化的形象,日後需新增功能亦可直接選購模組,做為電子化入門系統絕對是企業首選。
  3. 導入電子化失敗的企業:電子化導入失敗通常是由於企業本身內部意見未統合導致功能不符需求,或是操作介面不良致使員工使用意願低落,因此曾導入電子化卻失敗的企業,可由導入EIP重新站起。 因為EIP的系統功能簡易,在觀念統合的部份較能達成共識,若意見有所出入也能迅速獲得解決方案;Photonic EIP的操作介面也因行之有年便於各部門職員操作,不易引起反彈;在效益上,通常也能直接反應在日常作業中,不會成為無感效益。

公司電子化資金準備不足的企業

ERP系統動輒百萬起跳,且導入過程繁複,中小企業或者半年、長則一兩年的導入時間都是資源的浪費,也需要專人負責,更甚者在員工的錄用門檻上還要設立『有相關執照或使用經驗』方錄取的條件,資深的員工也會因為操作上的習慣不同而難以適應,耗費的溝通成本甚大。

EIP系統市場均價則是15萬起跳,其中依產業不同而有所差異,市面上的廠商則是價格方案紊亂、規格功能看似雷同,實際上的操作則參差不齊。這個市場的好處則是大多數的廠商會開放試用,壞處是即使開放試用,裡面沒有資料、要求所有部門皆試用七、八個系統,公司尚未增加效率,成本就先增加。當然,大多數的公司會有專門負責採購EIP系統的人員,單一個人使用七、八個系統是沒有問題的,但考慮的層面相對無法深入,因此在尋找廠商的階段建議直接請各家廠商直接寄簡報說明特色及系統重點,選定一至二家現場操作即可。

兩相比較之下,一個企業電子化的導入,失敗的風險是百萬起跳,一個則是成功機率幾近百分之百,日後還可漸進式的擴充系統,就風險及資金考量來說,該選何者已不言而喻。Photonic EIP的價格則是希望中小企業都能輕易的導入ERP的使用、而更高階的規格,詳情可點此詢價


人數低於100人以下的企業

系統,源自於使用者,符合使用者的操作習慣,員工才會有意願使用,進而將所有的工作事項在此系統處理完成、提升公司的產能,配置最大的內部資源效益。

與其說EIP系統適用於100人以下的企業,不如探討公司程序上的繁複程度及溝通的流暢度。每個部門的負責業務不同,其內部人員各司其職,如此下來要整合大家的使用習慣,Photonic EIP專員的規劃就必須鉅細靡遺的全方位思考,將流程化繁為簡。

依EIP的系統特性,是相對較易導入且風險極低的系統,因此在專員的專業規劃下將公司流程簡單化,再由老闆、高階主管與員工溝通,上行下效,在企業上層有共識的情況下,推動系統其實是不分人數的,不過理想的範圍值還是100~150人以下的公司。

辦公室電子化 EIP vs. OA

其涵義為將企業內部所有資源放置到系統之中,使資源便於管理,將資源配置效率最大化;簡單來說,就是將可放上系統的資訊變成有用的、且能提升內部效率的資源配置系統。

要認識辦公室電子化,您需要先瞭解:
  1. EIP 企業入口網站:一登入即可以個人身分使用公司內部資源的系統。
  2. OA 辦公室自動化:在企業內使用機器、將流程電子化的過程即稱辦公室自動化。

其實EIP就是OA的其中一環,EIP的功能可參考功能介紹(LINK至功能介紹頁面,開新分頁);OA則是舉凡企業使用打卡機、電腦處理文書、分享網路上的芳鄰、即時通訊、乃至列印、傳真等,只要是用機械取代人力,皆可稱為辦公室自動化。以業界而言,EIP和OA其實並不會特別區分出來,指稱EIP時也可以泛指OA,因此在詢價階段,以『EIP系統』稱呼即可。有趣的是,其實『EIP』這個稱呼僅在台灣適用,國外乃至中國大陸皆稱此類系統為『OA』。EIP及OA的同義詞還有:企業入口網站、企業內部系統、企業內部協作平台、辦公室自動化、辦公室電子化、協同辦公軟件。


辦公室電子化 EIP vs. ERP

嚴格說起來,在談辦公室電子化時,ERP並不在討論範圍之內,原因很簡單,因為ERP這個系統太大了,甚至囊括『生產與作業系統』(工廠)、『配送銷貨系統』(通路)、『財務會計系統』(財管),使用操作複雜的程度讓販售ERP系統的廠商還得開課作教育訓練,學校亦開課讓科大學生考取相關證照,以便未來能夠更順利的導入系統;簡單來說,ERP這樣的系統對一般員工而言並不簡單,還需花費另外的教育成本!

我們來稍微比較一下EIP與ERP:
  1. ERP企業資源整合系統:涵蓋『EIP企業入口網站』、『CRM顧客管理系統』、『SCM供應鏈管理系統』、『EDI電子交換系統』、『POS銷售時點系統』等功能,適用於中小企業以上的企業,價格依專案不同,多為百萬起跳。
  2. EIP企業入口網站:將企業內部資源做整合,不牽扯供應鏈廠商、配送通路廠商、銷貨各門市作業,簡單的將企業內部可用資源做有效管理;並依循各企業所需的客製化功能增加實用又易操作的模組。

很多ERP的廠商也會將模組拆開販售,但只要牽扯到客製化或導入系統,其增加的成本不若直接向EIP系統廠商直接購買有利,而且ERP廠商的客群多為較有規模的企業,模組的設計也較符合人數眾多的公司,從中拆卸功能模組對一般20人以下的公司效益也相對不彰,甚至增加導入成本。

Photonic EIP的建議是,100人以下的中小企業導入EIP企業入口網站較為適宜,建置成本也較低廉,『顧客管理系統』、『進銷存系統』、『業務獎金及內部記帳』的基本功能在『企業入口網站』也都會附加而上,且功能便於操作,實用性較符合未有多家分店的企業。


辦公室電子化:適合導入EIP的企業

各行各業都能夠藉由導入EIP提升公司內部效率,進而降低成本、增加效益。不過每個產業性質不同,導入情況也必定會有所出入,像是零售業和製造業的系統重心一定有所區隔,無法一概而論;產生效益的時點也會因各家企業體系、文化有所變化。因此,最好將EIP的導入視為長期投資,讓投入的成本慢慢發酵,昇華為利潤。

話雖如此,基本的人事系統、考勤系統、行政系統,模式皆是有脈絡可循的,這也是EIP最大的優勢所在,因為EIP的功能(參考功能介紹→Link至功能介紹)是辦公室電子化的基礎,在各產業的歧異點僅需做出微調,就可以不斷複製成功模式,真正差異較大的部份則透過功能模組的選購做效益上的提升。下方列出EIP適用企業的特點:


有意願導入電子化的企業

EIP是辦公室電子化的基本系統,無論產業類別,皆需使用基礎的行政系統做基底,因此有意願提升效率的企業,可考慮先行導入EIP,讓管理人和員工先習慣電子化的操作,日後再以選購模組的做法漸進式導入,避免教育成本的浪費。Photonic EIP的介面也設計的易於一般員工上手,可以先建立員工的使用信心,使電子化接受意願提升,讓系統能夠真正產生最大效益,也避免企業內部反彈。

  1. 新創立的企業:新創企業可以事先導入,防微杜漸,自一開始就做好內部管理,避免內部資源的浪費,且能夠建立最完善的數據庫,未來在進一步的擴張營運時迅速配置資源,避免錯失任何一次讓公司營運成長的機會。
  2. 未導入過電子化的企業:EIP是企業系統的基礎,簡單的操作介面就有效的提升內部作業效率,又能夠提升企業電子化的形象,日後需新增功能亦可直接選購模組,做為電子化入門系統絕對是企業首選。
  3. 導入電子化失敗的企業:電子化導入失敗通常是由於企業本身內部意見未統合導致功能不符需求,或是操作介面不良致使員工使用意願低落,因此曾導入電子化卻失敗的企業,可由導入EIP重新站起。 因為EIP的系統功能簡易,在觀念統合的部份較能達成共識,若意見有所出入也能迅速獲得解決方案;Photonic EIP的操作介面也因行之有年便於各部門職員操作,不易引起反彈;在效益上,通常也能直接反應在日常作業中,不會成為無感效益。

公司電子化資金準備不足的企業

ERP系統動輒百萬起跳,且導入過程繁複,中小企業或者半年、長則一兩年的導入時間都是資源的浪費,也需要專人負責,更甚者在員工的錄用門檻上還要設立『有相關執照或使用經驗』方錄取的條件,資深的員工也會因為操作上的習慣不同而難以適應,耗費的溝通成本甚大。

EIP系統市場均價則是15萬起跳,其中依產業不同而有所差異,市面上的廠商則是價格方案紊亂、規格功能看似雷同,實際上的操作則參差不齊。這個市場的好處則是大多數的廠商會開放試用,壞處是即使開放試用,裡面沒有資料、要求所有部門皆試用七、八個系統,公司尚未增加效率,成本就先增加。當然,大多數的公司會有專門負責採購EIP系統的人員,單一個人使用七、八個系統是沒有問題的,但考慮的層面相對無法深入,因此在尋找廠商的階段建議直接請各家廠商直接寄簡報說明特色及系統重點,選定一至二家現場操作即可。

兩相比較之下,一個企業電子化的導入,失敗的風險是百萬起跳,一個則是成功機率幾近百分之百,日後還可漸進式的擴充系統,就風險及資金考量來說,該選何者已不言而喻。Photonic EIP的價格則是希望中小企業都能輕易的導入ERP的使用、而更高階的規格,詳情可點此詢價


人數低於100人以下的企業

系統,源自於使用者,符合使用者的操作習慣,員工才會有意願使用,進而將所有的工作事項在此系統處理完成、提升公司的產能,配置最大的內部資源效益。

與其說EIP系統適用於100人以下的企業,不如探討公司程序上的繁複程度及溝通的流暢度。每個部門的負責業務不同,其內部人員各司其職,如此下來要整合大家的使用習慣,Photonic EIP專員的規劃就必須鉅細靡遺的全方位思考,將流程化繁為簡。

依EIP的系統特性,是相對較易導入且風險極低的系統,因此在專員的專業規劃下將公司流程簡單化,再由老闆、高階主管與員工溝通,上行下效,在企業上層有共識的情況下,推動系統其實是不分人數的,不過理想的範圍值還是100~150人以下的公司。